Faktura dostępna w KSeF nie oznacza jeszcze, że firma jest przygotowana na awarię programu księgowego, utratę dostępu użytkownika albo zmianę osoby odpowiedzialnej za rozliczenia. W codziennej pracy potrzebne bywają nie tylko same dokumenty, lecz także ich eksporty, statusy wysyłki, dane źródłowe oraz powiązanie z systemem sprzedażowym.
Kopie zapasowe nie mają zastępować KSeF ani tworzyć drugiego, niekontrolowanego archiwum wszystkiego. Ich rolą jest zabezpieczenie tych elementów procesu, za które nadal odpowiada firma: lokalnej bazy programu, konfiguracji, eksportów, dokumentów roboczych i możliwości sprawnego wznowienia pracy.
Zakres retencji dokumentów oraz zasady ich przechowywania powinny zostać potwierdzone z księgowością lub doradcą prawnym. Poniższe wskazówki dotyczą organizacji danych i infrastruktury w firmie korzystającej z maksymalnie 50 stanowisk.
KSeF przechowuje fakturę, lecz nie cały proces firmowy
W wielu małych firmach faktura powstaje w programie księgowym lub handlowym, następnie trafia do KSeF, a jej dane są dalej wykorzystywane przez księgowość, sprzedaż i właściciela. Przestój może wystąpić na każdym z tych etapów. KSeF może być dostępny, ale lokalny program nie uruchamia się, komputer księgowy uległ awarii albo użytkownik nie widzi wcześniejszych eksportów potrzebnych do wyjaśnienia rozbieżności.
Dlatego warto oddzielić dostępność faktury w systemie zewnętrznym od zdolności firmy do obsługi własnego procesu. Przygotowanie obejmuje zwykle ustalenie, gdzie znajdują się dane źródłowe, kto ma uprawnienia do ich odczytu i w jaki sposób można odtworzyć pracę na innym stanowisku.
- lokalna lub serwerowa baza używanego programu księgowego albo handlowego;
- katalogi eksportów faktur oraz plików wymiany z systemami wewnętrznymi;
- konfiguracja integracji, ustawienia użytkowników i informacje o wymaganych certyfikatach;
- potwierdzenia, statusy przetwarzania i rejestr błędów, jeśli są potrzebne do wyjaśnienia obiegu dokumentu;
- instrukcja wskazująca, kto może uruchomić proces na stanowisku zastępczym.
Kopie zapasowe poza KSeF: czego nie pominąć
Najczęstszy błąd polega na tworzeniu backupu samego katalogu z dokumentami. Po awarii pliki mogą wtedy istnieć, ale brakuje programu, konfiguracji albo danych pozwalających ustalić, który dokument został wystawiony, wysłany i poprawnie obsłużony. Projekt kopii zapasowych powinien wynikać z rzeczywistego obiegu faktury, a nie wyłącznie z listy folderów na komputerze księgowym.
W firmie do 50 stanowisk nie zawsze jest potrzebna rozbudowana infrastruktura. Konieczne jest jednak rozdzielenie danych produkcyjnych od miejsca, z którego można je odtworzyć. Zasady ochrony lokalnych baz, plików i danych w chmurze opisuje usługa zabezpieczenia i backupu danych firmowych.
Warto przy tym ograniczyć zakres danych do informacji uzasadnionych biznesowo i księgowo. Archiwum techniczne nie powinno być dostępne dla wszystkich pracowników tylko dlatego, że zawiera faktury. Dostęp do eksportów i kopii powinien mieć właściciel procesu, wyznaczone zastępstwo oraz osoba odpowiedzialna za utrzymanie środowiska IT.
Retencja nie jest ustawieniem pozostawionym wyłącznie IT
IT może wdrożyć harmonogram wykonywania kopii, lecz nie powinno samodzielnie ustalać, jak długo mają być przechowywane dokumenty finansowe, eksporty czy dane kontrahentów. Retencja musi wynikać z przyjętych zasad księgowych, obowiązków firmy oraz oceny danych, które są rzeczywiście potrzebne.
- określić, które dane są oficjalnym archiwum, a które wyłącznie zapisem pomocniczym procesu;
- ustalić okres przechowywania eksportów, logów i plików roboczych z księgowością;
- wyznaczyć osobę zatwierdzającą usunięcie danych po zakończeniu okresu retencji;
- ograniczyć liczbę lokalizacji, w których powstają niekontrolowane kopie dokumentów;
- sprawdzić, czy odtworzone dane nie trafiają do ogólnodostępnego folderu roboczego.
Szersze spojrzenie na planowanie zakresu backupu, odpowiedzialności i miejsca przechowywania danych zawiera przewodnik o wykonywaniu kopii plików i folderów. Przy KSeF trzeba jednak dodać do niego zależności programu księgowego oraz zasady kontroli dostępu do dokumentów finansowych.
Eksport faktur powinien dawać się odnaleźć i odczytać
Eksport wykonywany nieregularnie i zapisywany na pulpicie jednej osoby nie jest rozwiązaniem awaryjnym. Po kilku miesiącach trudno ustalić, czy plik obejmuje pełny zakres dokumentów, z jakiego okresu pochodzi i czy można go odczytać po zmianie programu lub komputera.
Praktycznym rozwiązaniem jest ustalony katalog lub repozytorium, spójne nazewnictwo oraz przypisanie osoby, która weryfikuje kompletność eksportu. Istotne jest także zapisanie informacji, jak otworzyć plik i z jakim okresem lub procesem go powiązać. Takie przygotowanie ogranicza konieczność odtwarzania historii z korespondencji, prywatnych dysków i pamięci pojedynczego pracownika.
W kontekście zmian w systemach księgowych przydatny jest również materiał o zabezpieczeniu danych przed zmianą systemu księgowego. Pokazuje on, że oprócz dokumentów należy uwzględnić konfigurację, integracje i dostęp do danych historycznych.
Test odtworzenia kopii zapasowych przed problemem
Raport potwierdzający wykonanie zadania backupowego nie odpowiada na pytanie, czy firma może wznowić fakturowanie. Test powinien polegać na odtworzeniu danych do wydzielonej lokalizacji lub na stanowisko rezerwowe, bez nadpisywania bieżącego środowiska. Następnie należy potwierdzić, czy pliki są kompletne, baza programu otwiera się poprawnie, a właściwa osoba potrafi znaleźć potrzebny eksport.
U jednego z klientów M3 Group, korzystającego z 26 stanowisk, comiesięczny test wykazał, że baza programu księgowego została objęta ochroną, ale pominięto katalog z automatycznymi eksportami dokumentów. Brak nie był widoczny w codziennej pracy. Ujawnił się dopiero podczas próby odtworzenia na drugim komputerze, zanim wystąpiła rzeczywista awaria. Po korekcie sprawdzono trzy elementy: uruchomienie programu, dostęp do danych oraz odczyt ostatniego eksportu.
- wybrać kopię z konkretnego dnia i odtworzyć ją poza środowiskiem produkcyjnym;
- otworzyć bazę lub pliki w sposób używany przez pracownika księgowości;
- sprawdzić obecność ostatnich eksportów, konfiguracji i dokumentów pomocniczych;
- potwierdzić, kto posiada niezbędne uprawnienia do uruchomienia procesu;
- zapisać wynik testu, wykryte braki oraz termin ich usunięcia.
Ostrożna kolejność działań przy odtwarzaniu danych po incydencie została opisana także w artykule o ransomware i bezpiecznym odzyskiwaniu danych. Nawet poprawny backup nie powinien być przywracany automatycznie do środowiska, którego przyczyna problemu nie została jeszcze wyjaśniona.
Krótka konkluzja
KSeF zapewnia ważny element obiegu faktur, ale nie zwalnia firmy z odpowiedzialności za własne dane, konfigurację i ciągłość pracy. Dobrze dobrane kopie zapasowe, uporządkowany eksport, uzgodniona retencja oraz regularny test odtworzenia pozwalają odzyskać nie tylko pliki, lecz także zdolność do sprawnej obsługi dokumentów.
