Odejście pracownika nie powinno rozpoczynać się od przekazania laptopa i wyłączenia konta. W wielu firmach dopiero na tym etapie wychodzi na jaw, że ważne dokumenty znajdują się na lokalnym dysku, w folderach prywatnych albo w narzędziach, do których nikt inny nie ma dostępu. Kopie zapasowe są wtedy potrzebne nie tylko na wypadek awarii, lecz także do bezpiecznego przejęcia obowiązków.
Problem może dotyczyć ofert handlowych, dokumentacji projektowej, korespondencji z klientami, zestawień roboczych, plików z urządzeń mobilnych i danych zapisanych w aplikacjach. Jeżeli firma nie ustali, gdzie te informacje są przechowywane i kto może z nich korzystać po zmianie kadrowej, część wiedzy operacyjnej może zniknąć razem z dostępem użytkownika.
Kopie zapasowe przed przekazaniem obowiązków
Najpierw należy rozdzielić dane firmowe od prywatnych materiałów pracownika. Celem nie jest kopiowanie całej zawartości urządzenia bez uzasadnienia, ale zabezpieczenie informacji potrzebnych do obsługi klientów, realizacji projektów i zachowania ciągłości procesów. Zakres ochrony powinien być zatwierdzony przez osobę odpowiedzialną za dany obszar biznesowy, a nie ustalany wyłącznie podczas technicznego odbioru sprzętu.
- foldery projektowe, oferty, umowy i dokumenty robocze;
- pliki zapisane lokalnie poza firmowymi lokalizacjami współdzielonymi;
- materiały otrzymane od klientów, dostawców i partnerów;
- konfiguracje, instrukcje oraz informacje potrzebne osobie przejmującej zadania;
- dane z aplikacji, których nie da się odtworzyć przez zwykłe skopiowanie katalogu.
Planowanie zakresu, przechowywania i weryfikacji danych jest częścią usługi zabezpieczenia oraz backupu danych firmowych. Istotne pozostaje, aby zabezpieczone informacje były możliwe do odnalezienia przez osoby, które przejmują konkretny proces.
1. Dane zapisane na komputerze są najtrudniejsze do przejęcia
Objawem ryzyka są pliki przechowywane na pulpicie, w katalogu pobranych dokumentów, na dodatkowym dysku lub w lokalnych archiwach aplikacji. Pracownik może korzystać z nich codziennie, ale pozostała część zespołu nie wie o ich istnieniu. Po zwrocie urządzenia dane nadal mogą fizycznie znajdować się na nośniku, jednak odnalezienie właściwej wersji dokumentu zajmuje czas i utrudnia obsługę bieżących spraw.
Przed odejściem warto ustalić, które pliki należy przenieść do kontrolowanej lokalizacji, a które powinny zostać zachowane jako archiwum. Szersze zasady organizowania kopii i odtwarzania danych opisuje przewodnik po wykonywaniu kopii plików i folderów. Pozwala on odróżnić zwykłe przeniesienie dokumentów od zabezpieczenia, z którego można skorzystać po problemie.
2. Dostęp do danych nie może zależeć od jednego konta
Drugim problemem są pliki dostępne przez konto konkretnej osoby. Dotyczy to folderów współdzielonych, narzędzi projektowych, skrzynek pocztowych, aplikacji branżowych oraz usług używanych do wymiany dokumentów. Jeżeli konto zostanie wyłączone bez wcześniejszego przekazania zasobów, zespół może utracić dostęp do ważnych informacji mimo że dane nadal istnieją w systemie.
- czy właściciel procesu ma dostęp do dokumentów i historii spraw;
- czy wskazano osobę przejmującą kontakty, pliki i zadania;
- czy foldery oraz projekty nie są przypisane wyłącznie do jednego użytkownika;
- czy konto można zamknąć dopiero po potwierdzeniu przekazania danych;
- czy zachowano informacje potrzebne do odczytu archiwalnych materiałów.
3. Zabezpieczenie trzeba sprawdzić przed wyłączeniem konta
Kopie zapasowe nie rozwiązują problemu, jeśli zawierają nieaktualne dane, nie obejmują lokalnych plików albo nie można ich szybko odnaleźć. Praktyczny test powinien polegać na odszukaniu kilku dokumentów z różnych obszarów pracy, otwarciu ich na innym stanowisku oraz potwierdzeniu przez osobę przejmującą obowiązki, że materiały pozwalają kontynuować zadania.
Warto także ustalić, czy odtworzenie obejmuje wyłącznie dokumenty, czy również ustawienia i dane potrzebne do pracy w aplikacjach. Sposób weryfikowania takiej gotowości wyjaśnia artykuł o sprawdzaniu możliwości odtworzenia danych. Test wykonany przed zamknięciem dostępu ogranicza presję i przypadkowe działania, gdy po kilku tygodniach potrzebny okazuje się konkretny plik.
4. Odbiór sprzętu wymaga osobnej decyzji
Po potwierdzeniu przekazania danych można przygotować urządzenie do ponownego użycia. Należy przy tym pamiętać, że usunięcie profilu użytkownika, reset komputera lub sformatowanie dysku powinny nastąpić dopiero po zakończeniu kontroli. Zbyt szybkie czyszczenie sprzętu może utrudnić odzyskanie brakujących dokumentów, zwłaszcza gdy okaże się, że nie były objęte standardowym mechanizmem ochrony.
Jeżeli urządzenie zostało uszkodzone, zgubione lub nie można uzyskać dostępu do zapisanych na nim materiałów, potrzebna jest ostrożna kolejność działań. Wskazówki dotyczące zabezpieczenia kont i oceny skutków zdarzenia przedstawia tekst o postępowaniu po kradzieży sprzętu firmowego.
Krótka lista kontrolna przed zamknięciem dostępu
- czy wskazano procesy i klientów obsługiwanych przez odchodzącą osobę;
- czy przeniesiono potrzebne dokumenty do firmowej lokalizacji;
- czy osoba przejmująca potwierdziła dostęp do danych;
- czy sprawdzono możliwość otwarcia wybranych materiałów z archiwum;
- czy ustalono termin wyłączenia kont, przekierowań i dostępu do aplikacji;
- czy sprzęt zostanie wyczyszczony dopiero po zakończeniu weryfikacji.
Kopie zapasowe przed odejściem pracownika pomagają zachować ciągłość pracy i uporządkować odpowiedzialność za firmowe informacje. Największe znaczenie ma jednak połączenie ochrony danych z potwierdzonym przekazaniem dostępów, zadań oraz wiedzy potrzebnej zespołowi po zmianie kadrowej.
