Każdego dnia Twoja firma wysyła dziesiątki, a może nawet
setki wiadomości e-mail. Treść tych wiadomości jest oczywiście ważna, ale jest
coś, co bardzo często decyduje o pierwszym wrażeniu – firmowa stopka e-mail.
Czy Twoja firma wykorzystuje jej potencjał?

Dlaczego warto zadbać o profesjonalną stopkę e-mail?

Stopka to nie tylko podpis. To element komunikacji, który
wzmacnia wizerunek firmy, pokazuje jej spójność i ułatwia kontakt. Dobrze
zaprojektowana stopka:

• budzi
  zaufanie u odbiorcy,
• zawiera
  wszystkie potrzebne informacje,
• promuje
  firmę w sposób subtelny i profesjonalny.

Z kolei niedopasowana, nieczytelna lub przestarzała stopka
może sprawić wrażenie chaosu i braku dbałości o szczegóły.

Co powinna zawierać firmowa stopka?

Nie ma jednej idealnej formuły, ale są elementy, które warto
uwzględnić w każdej firmowej stopce:

• Imię
  i nazwisko
• Stanowisko
• Nazwa
  firmy
• Numer
  telefonu i adres e-mail
• Logo
  firmy
• Adres
  strony internetowej
• Klauzula
  prawna (jeśli wymagana)

Wszystko to powinno być uporządkowane, czytelne i zgodne z
identyfikacją wizualną firmy.

Spójność stopek w całym zespole – jak to zrobić dobrze?

Jednym z najczęstszych błędów w firmach jest to, że każdy
pracownik tworzy swoją stopkę samodzielnie – według własnego uznania. Efekt?
Brak spójności, błędy w danych kontaktowych, a czasem nawet brak jakiejkolwiek
stopki.

Dlatego warto wdrożyć centralne zarządzanie stopkami,
szczególnie jeśli firma korzysta z systemów takich jak Microsoft 365 czy Google
Workspace. W ten sposób każda wiadomość wysyłana z firmowego konta będzie
wyglądać profesjonalnie – niezależnie od tego, kto ją napisał.

Dlaczego warto zlecić to specjalistom IT?

Ustawienie spójnych, estetycznych stopek dla całego zespołu
wymaga nie tylko wyczucia graficznego, ale też technicznej wiedzy. W grę
wchodzi m.in.:

• dobór
  odpowiednich narzędzi do zarządzania stopkami,
• integracja
  z systemem pocztowym,
• automatyczne
  przypisywanie danych pracownika,
• przetestowanie
  działania na różnych urządzeniach.

Firmowa stopka to część większej całości

Dobrze skonfigurowana firmowa stopka to element
profesjonalnej komunikacji, ale też część szerszego podejścia do IT w firmie.
Spójne podpisy, bezpieczna poczta, sprawnie działające systemy – to wszystko
składa się na zorganizowane, nowoczesne środowisko pracy.

Dlatego w ramach naszych usług informatycznych dla firm
pomagamy nie tylko z konfiguracją stopek, ale też z całościową obsługą systemów
IT: od wdrożeń po codzienne wsparcie użytkowników.

Jeśli chcesz, żeby Twoja firma wyglądała profesjonalnie w
każdym mailu – skontaktuj się z nami. Zajmiemy się tym za Ciebie w ramach
kompleksowej opieki IT.